En quoi la digitalisation de vos process peut-elle améliorer votre traçabilité ? Apporte-t-elle un réel bénéfice au quotidien ou n’est-elle qu’un effet de mode ? 

État des lieux de la pratique papier : l’humain au centre du système 

Prenons la traçabilité papier telle qu’elle est pratiquée à l’heure actuelle. Votre gestionnaire – appelons-la Carole  fait les plannings de ses équipes. Pour ce faire, elle travaille sur un fichier Excel qu’elle a elle-même paramétrécar disons-le, Carole est une as des tableaux Excel (à un point que ça en serait presque compliqué de la remplacer). Une fois les plannings imprimés, elle les remet en main propre aux agents. Idem pour les feuilles de route et les protocoles. Bien sûr, lorsqu’il y a des modifications à faire, il lui faut de nouveau tout réimprimer, retransmettre eré-afficher partout, puis remettre tout ça dans les archives. Enfin les bons documents, les nouveaux, pas les anciens. Mais Carole est une as, nous l’avons déjà dit. 

Ensuite, viennent les interventions. Vos agents signent les check-lists et inscrivent les horaires après chaque passageEn termes de fiabilité des données, tout se joue sur la confiance.  À la fin de chaque journée, Carole doit récupérer les documents et les re-saisir manuellement dans son fichier Excel. De là, en fin de mois elle peut éditer des rapports d’activité.
L’ensemble de ces documents ira ensuite rejoindre les plannings et autres dans la pièce consacrée aux archives. Car il est vrai qu’au vu des délais légaux de conservation de la traçabilité, tous ces documents prennent un peu de place… 

Objectif Zério-papier- mobiServ

Lorsque vous avez besoin de rechercher une information, encore une fois, c’est sur Carole que vous misez. Grâce à son système d’archivage bien organisé, elle vous retrouve n’importe quel document en seulement quelques minutes. Toutefois, elle ne peut remonter à plus de quatre ans, à cause de ce dégât des eaux qui a frappé votre établissement il y a peu et qui a abîmé une partie de vos archives. 

En définitive, la traçabilité papier n’est peut-être pas un système parfait, certes, mais c’est un système qui fonctionne. Et Carole arrive même à lui faire friser la perfection ! 

Le système au service de l’humain 

Bien souvent, une solution digitale vous proposera un accompagnement dans la programmation des feuilles de route en intégrant de manière automatique les prestations récurrentes. Votre gestionnaire – Carole donc – pourra ensuite ajuster les plannings au jour le jour ou en fonction des imprévus.  

Côté terrain, vos agents seront équipés de terminaux mobiles (smartphones, tablettes, boitiers) qui leur permettront tout à la fois de suivre leur feuille de route et les protocoles en cours (oui, même en cas de modification de dernière minute).
Mais surtout, ils pourront également pointer à l’entrée et à la sortie de chaque zone à traiter et cocher leurs différentes tâches au fur et à mesure de leur progression.  

Les données ainsi obtenues (et donc particulièrement fiables) remonteront automatiquement dans le portail web de CaroleFini les heures de ressaisie ! Et en ce qui concerne l’exploitation de ces données, plus besoin d’être ceinture noire en Excel : grâce à des tableaux de bord, la plupart du temps personnalisés, votre chère Carole pourra éditer rapports et bilans plus vite que son ombre. 

Ah ! Vous voyez cette pièce que vous réservez à vos archives ? Vous allez bientôt pouvoir en faire une salle de réunion ou une salle de pause ou encore un plus grand bureau pour Carole (elle le mérite). Car désormais toutes vos données seront hébergées sur des serveurs sécurisés. Outre le gain de place, cela vous permettra de retrouver n’importe quel document lié à votre traçabilité avec une simple requête dans le moteur de recherche de votre solution. 

Qui est intervenu dans telle zone à telle date ? Qu’est-ce qui a été fait ? Quel était alors le protocole en place ?

Etc. Le télépointage tenant davantage du geste réflexe que de la déclaration, vos informations sont bien plus fiables.  

Le truc en plus de mobiServ 

MobiServ est une solution digitale du management de la propreté. Elle se compose d’un portail web pour les gestionnaires (gouvernante, responsable hôtelier, hygiéniste ou cadre bionettoyage, Carole …) et de terminaux mobiles sécurisés pour vos agents. Sur ces terminaux sont téléchargés une application mobile mobiServ ainsi que l’ensemble des données utiles. Voici ce que vous apprécierez : 

  • Équipés d’une technologie NFC, les terminaux mobiServ rendent le pointage encore plus facile (un peu comme le paiement sans contact avec votre carte bancaire) et donc plus fiable 
  • Une application conçue dans cet esprit de simplicité : un système de pictogrammes et autres visuels très parlant permettent de la prendre très facilement en main, même lorsqu’on ne parle pas bien la langue. 
  • Des outils pensés pour professionnaliser vos agents : les remontées d’anomalie directement à la maintenance, par exemple. En impliquant vos équipes, vous allez améliorer votre qualité des services.
  • Un hébergement hautement sécurisé :  vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés HDS, eux-mêmes abrités dans des infrastructures faites pour résister aux incendies, dégâts des eaux, etc. Petit plus : notre partenaire est français !

Et maintenant, pensez à toutes les merveilles que pourrait faire Carole avec l’aide d’une solution telle que mobiServ. Alors la traçabilité digitale, effet de mode ou véritable coup de maître ?