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La traçabilité zéro papier ou pourquoi passer au digital ?

La traçabilité zéro papier ou pourquoi passer au digital ?

En quoi la digitalisation de vos process peut-elle améliorer votre traçabilité ? Apporte-t-elle un réel bénéfice au quotidien ou n’est-elle qu’un effet de mode ? 

État des lieux de la pratique papier : l’humain au centre du système

Prenons la traçabilité papier telle qu’elle est pratiquée à l’heure actuelle. Votre gestionnaire – appelons-la Carole – fait les plannings de ses équipes. Pour ce faire, elle travaille sur un fichier Excel qu’elle a elle-même paramétré, car disons-le, Carole est une as des tableaux Excel. (À un point que ça en serait presque compliqué de la remplacer…) Une fois les plannings imprimés, elle les remet en main propre aux agents. Idem pour les feuilles de route. Et les protocoles. Bien sûr, lorsqu’il y a des modifications à faire, il lui faut de nouveau tout réimprimer et re-transmettre. Et ré-afficher partout. Et remettre tout ça dans les archives. Enfin les bons documents, les nouveaux, pas les anciens. Mais Carole est une as, nous l’avons déjà dit. Ensuite, viennent les interventions. Vos agents signent les check-lists et inscrivent les horaires après chaque passage. En termes de fiabilité des données, tout se joue sur la confiance.  À la fin de chaque journée, Carole doit récupérer les documents et les re-saisir manuellement dans son fichier Excel. De là, en fin de mois elle peut éditer des rapports d’activité. L’ensemble de ces document ira ensuite rejoindre les plannings et autres dans la pièce consacrée aux archives. Car il est vrai qu’au vu des délais légaux de conservation de la traçabilité, tous ces documents prennent un peu de place… Lorsque que vous avez besoin de rechercher une information, encore une fois, c’est sur Carole que vous misez. Grâce à son système d’archivage bien organisé, elle vous retrouve n’importe quel document en seulement quelques minutes. Toutefois, elle ne peut remonter à plus de quatre ans, à cause de ce dégât des eaux qui a frappé votre établissement il y a peu et qui a abîmé une partie de vos archives. En définitive, la traçabilité papier n’est peut-être pas un système parfait, certes, mais c’est un système qui fonctionne. Et Carole arrive même à lui faire friser la perfection ! (Pensez à offrir des chèques cadeau à Carole à Noël.)

Ce qu’une solution digitale met sur la table : le système au service de l’humain

Bien souvent, une solution digitale vous proposera un accompagnement dans la programmation des feuilles de route en intégrant de manière automatique les prestations récurrentes. Votre gestionnaire – carole donc – pourra ensuite ajuster les plannings au jour le jour ou en fonction des imprévus. Côté terrain, vos agents seront équipés de terminaux mobiles (smartphone, tablettes, boitiers) qui leur permettront tout à la fois de suivre leur feuille de route et les protocoles en cours (oui, même en cas de modification de dernière minute). Mais surtout, ils pourront également pointer à l’entrée et à la sortie de chaque zone à traiter et cocher leurs différentes tâches au fur et à mesure de leur progression. Les données ainsi obtenues (et donc particulièrement fiables) remonteront automatiquement dans le portail web de Carole. Fini les heures de ressaisie ! Et en ce qui concerne l’exploitation de ces données, plus besoin d’être ceinture noire en Excel : grâce à des tableaux de bord, la plupart du temps personnalisés, votre chère Carole pourra éditer rapports et bilans plus vite que son ombre. Ah et vous voyez cette pièce que vous réservez à vos archives ? Vous allez bientôt pouvoir en faire une salle de réunion. Ou une salle de pause. Ou un plus grand bureau pour Carole (elle le mérite). Car désormais l’ensemble de vos données seront hébergés sur des serveurs sécurisés. Outre le gain de place, cela vous permettra de retrouver n’importe quel document lié à votre traçabilité avec une simple requête dans le moteur de recherche de votre solution. Qui est intervenu dans telle zone à telle date ? Qu’est-ce qui a été fait ? Quel était alors le protocole en place ? Etc. Le télépointage tenant davantage du geste réflexe que de la déclaration, vos informations sont bien plus fiables.

Le truc en plus de mobiServ

MobiServ est une solution digitale du management de la propreté. Elle se compose d’un portail web pour les gestionnaires (gouvernante, responsable hôtelier, hygiéniste ou cadre bionettoyage, Carole …) et de terminaux mobiles sécurisés pour vos agents. Sur ces terminaux sont téléchargés une application mobile mobiServ ainsi que l’ensemble des données utiles. Voici ce que vous apprécierez :
  • Équipés d’une technologie NFC, les terminaux mobiServ rendent le pointage encore plus facile (un peu comme le paiement sans contact avec votre carte bancaire) et donc plus fiable.
  • Une application conçue dans cet esprit de simplicité : un système de pictogrammes et autres visuels très parlant permet de la prendre très facilement en main, même lorsqu’on ne parle pas bien la langue.
  • Des outils pensés pour professionnaliser vos agents : remontées d’anomalie directement en lien avec la maintenance, quiz pour tester leurs connaissances, etc. En impliquant vos équipes vous aller améliorer votre qualité de services.
  • Un hébergement hautement sécurisé :  vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés HDS, eux-mêmes abrité dans des infrastructures faites pour résister aux incendies, dégâts des eaux, etc. Petit plus : notre partenaire est français !
Et maintenant les merveilles que pourrait faire Carole avec l’aide d’une solution telle que mobiServ. Alors la traçabilité digitale, effet de mode ou véritable coup de maître ?  
Pilotez votre activité en temps réel

Pilotez votre activité en temps réel

Le secteur du bionettoyage et de l’ultra-propreté est à la fois exigeant et contraignant. Il s’agit de gérer les plannings des différentes équipes, faire face aux imprévus, veiller au suivi des protocoles ainsi qu’à la traçabilité des interventions. Et en tout temps, être réactif. Mais comment l’être lorsque l’on doit soi-même courir après l’information ? mobiServ vous apporte une solution pour pilotez votre activité en temps réel : et si c’était l’information qui venait à vous, pour vous faciliter la vie ? 

L’instantané by MobiServ ou l’activité en temps réel

MobiServ est un logiciel de management de la propreté auquel vos gestionnaires (gouvernante, responsable hôtelier, cadre bionettoyage ou hygiéniste…) se connectent via un portail web. Vos équipes quant à elles, sont équipées de terminaux dédiés sur lesquels est téléchargée une application mobile mobiServ regroupant l’ensemble des données nécessaires à leurs missions. 

Pourquoi un terminal plutôt qu’un smartphone ? Pour plusieurs raisons : 

  • tout d’abord, car on dissocie ainsi bien les outils de la vie personnelle et ceux de la vie professionnelle. 
  • Et qu’une flotte de terminaux Famoco a un coût bien plus accessible qu’une flotte de smartphones. 
  • Ensuite, parce que des terminaux Famoco sont bien moins susceptibles d’être dérobés ou dégradés qu’un smartphone ou une tablette. 
  • Enfin et surtout, pour la sécurité de vos données ! Contrairement aux smartphones équipés des applications Google, Windows et autres, Famoco ne laisse aucune place possible à la fuite de données. 

Grâce à la technologie NFC de leurs terminaux, vos agents peuvent badger dès leur entrée dans une zone à traiter. Cela simplifie le badgeage. En devenant un geste réflexe, cela permet d’éviter oublis et erreurs. 

Enfin, le portail web lui-même redonne de la mobilité à vos gestionnaires. Et surtout, de la réactivité ! 

Et sur le terrain, qu’est-ce que ça donne concrètement ? 

Combien de fois avez-vous dû refaire ce planning ? L’avez-vous bien imprimé ? L’affichage est-il à jour ? Archivé ? Et les missions sont-elles suffisamment claires ? Détaillées ? 

MobiServ accompagne vos gestionnaires dans la programmation de feuilles de route agents, intégrant de manière automatique des prestations récurrentes et en laissant la possibilité d’ajuster le planning au jour le jour ou à tout moment de la journée en fonction des imprévus.  

En ce qui concerne les tâches à effectuer, cela se traduit dans l’application sous forme de to-do-listes à cocher au fur et à mesure de l’avancée de la prestation. Les agents peuvent également faire remonter des anomalies qui sont transmises directement à la maintenance.  

En matière de protocoles, c’est encore la simplicité qui est mise à l’honneur. On l’a vu durant la crise sanitaire du Covid19, les autorités peuvent être amenées à faire évoluer les gestes et consignes d’hygiène de manière très rapide. Parfois même sur une base quotidienne ! Mais comment faire en sorte que l’information soit imprimée et affichée partout ? Comment être sûr que tous vos agents de toutes vos équipes l’ont bien vu ? Sur mobiServ, les protocoles sont accessibles depuis un onglet dédié, sous la forme d’un fichier à ouvrir ou bien de to-do-listes. Mais si, comme dans le cas précédemment cité, ils évoluent trop rapidement, il vous suffit de mettre à jour vos protocoles sur le portail web qui transmettra l’information instantanément vers l’ensemble des terminaux mobilesFinalement, c’est simple comme un envoi de mail mais en bien plus efficace !  

Enfin, le gestionnaire envoie les rapports d’activité au donneur d’ordre selon le rythme qui lui convient : annuel, mensuel, hebdomadaire, quotidien ? Les tableaux de bord personnalisés cumulés aux données transmises en temps réel permettent d’éditer tous vos rapports en un simple clic. Finalement, ce qui sera le plus long, c’est la préparation du thé ou le café que vous boirez en lisant vos documents ! 

Pourquoi est-il important de piloter votre activité en temps réel ? 

Tout d’abord, parce qu’en tant qu’encadrant votre temps est précieux. Souhaitez-vous le consacrer à votre cœur de métier ou préférez-vous courir après les informations ? 

Ensuite, dans un esprit de continuité de services, mobiServ vous permet d’être extrêmement réactif. Un souci dans une chambre ? Une anomalie dans des communs ? Vous vous pouvez intervenir immédiatement et l’utilisation des lieux peut reprendre.  

Un autre principe fait pour vous séduire, notamment dans l’actualité Covid : le principe de déclenchement automatique de prestations. Prenons une chambre d’hôpital que vient de se libérer. Vous envoyez l’information à l’ASH sur place. Dès que la chambre est nettoyée, elle peut être réattribuée à un nouveau patient. C’est une admission supplémentaire. Vous gagnez en qualité et en continuité de services.  

Et côté tertiaire, en hôtellerie par exemple, le principe est le même. Dès qu’une chambre est libérée, le manager peut déclencher une action de nettoyage immédiate qui, une fois terminée, permettra l’hébergement d’un nouveau client. Cela peut encore se décliner aux salles de réunions, aux communs, etc.